Firma Elettronica
Guida completa alla firma elettronica su Brokero — differenze legali fra FES e FEA, ciclo di vita del dossier, flusso OTP.
Panoramica
Nel contesto dell'intermediazione assicurativa, la digitalizzazione dei processi documentali è regolata dal Regolamento UE n. 910/2014 (eIDAS) e dal Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD). Su Brokero sono disponibili due tipologie di firma elettronica con livelli di sicurezza e valore probatorio differenti.
Firma Elettronica Semplice (FES)
È la forma più comune e immediata di firma digitale. Si basa su dati in forma elettronica allegati o connessi ad altri dati elettronici (ad esempio, una spunta su una casella o l'inserimento di un codice OTP ricevuto via SMS senza una preventiva identificazione certa del firmatario).
Valore legale: è liberamente valutabile in giudizio. In caso di contestazione, spetta all'intermediario dimostrare che la firma è stata effettivamente apposta dal cliente.
Utilizzo consigliato: documentazione precontrattuale informativa (es. DIP e DIP Aggiuntivo), consensi marketing o comunicazioni non vincolanti.
Firma Elettronica Avanzata (FEA)
La FEA garantisce una sicurezza superiore poiché deve soddisfare requisiti tecnici stringenti: l'identificazione certa del firmatario, il controllo esclusivo del firmatario sul sistema di firma e l'immodificabilità del documento dopo la sottoscrizione.
Valore legale: ha l'efficacia prevista dall'art. 2702 del Codice Civile (scrittura privata). In caso di contestazione, l'onere della prova è invertito: è il cliente a dover dimostrare che quella firma non è sua, rendendo il documento molto più solido in sede giudiziaria.
Utilizzo consigliato: sottoscrizione di polizze, mandati di brokeraggio, moduli di adeguatezza e tutta la documentazione che comporta l'assunzione di obblighi contrattuali o il trasferimento di fondi.
La FEA su Brokero è disponibile tramite OTP via SMS o autenticazione SPID ed è integrata sia nelle istruttorie (raccolta dati) che nei preventivi.
Confronto FES e FEA
| Caratteristica | Firma Elettronica Semplice (FES) | Firma Elettronica Avanzata (FEA) |
|---|---|---|
| Identificazione | Da provare | Certa e verificata |
| Efficacia Probatoria | Valutata dal giudice caso per caso | Equiparata alla firma autografa (art. 2702 CC) |
| Onere della Prova | A carico dell'Intermediario | A carico del Firmatario (Cliente) |
Per scegliere quale modalità di firma utilizzare di default, vai su Impostazioni → Firma elettronica. A ognuna delle due modalità corrisponde un differente grado di valore giuridico, una differente modalità di firma e un costo diverso.
Prerequisiti
Prima di utilizzare la FEA:
- Configura le credenziali nella tab FEA delle impostazioni
- Scegli il tipo di firma default (semplice o avanzata)
- Verifica la connessione con il servizio
Ciclo di vita del dossier
Ogni processo di firma crea un dossier che attraversa diversi stati:
Bozza → Creato → Notificato → In firma → Firmato
→ Generazione PDF → PDF Caricato → PDF Inviato → Completato| Stato | Descrizione |
|---|---|
| Bozza | Dossier creato, non ancora inviato al servizio |
| Creato | Dossier registrato nel servizio FEA |
| Notificato | Il cliente è stato avvisato via SMS o email |
| In firma | Il cliente sta eseguendo la procedura di firma |
| Firmato | Il cliente ha completato la firma |
| Generazione PDF | Il servizio sta generando il documento firmato |
| PDF caricato | Il documento firmato è stato generato |
| PDF inviato | Il documento firmato è stato inviato al cliente |
| Completato | Processo concluso con successo |
| Errore | Si è verificato un problema (può accadere in qualsiasi fase) |
Raccolta dati — Documenti firmati
Durante il flusso documenti dell'istruttoria, la FEA viene utilizzata per firmare:
- Informativa privacy
- Consenso telematici
- Mandato di brokeraggio
- Questionario assuntivo
Il sistema crea automaticamente un dossier, registra il cliente come destinatario e gestisce l'intero flusso di firma. Il documento firmato viene salvato e reso disponibile per il download dalla scheda dell'istruttoria.
Preventivo — Firma del documento
Durante la firma del preventivo, la FEA firma il PDF del preventivo con la firma del cliente.
Anche in questo caso, il sistema gestisce automaticamente il dossier, la notifica al cliente e il salvataggio del documento firmato.
Collegamento tra le fasi
Brokero mantiene un collegamento tra la firma dei documenti della raccolta dati e la firma del preventivo, garantendo la tracciabilità completa del processo per lo stesso cliente e preventivo.
Flusso OTP
Quando il cliente deve firmare con FEA OTP:
- Il sistema crea il dossier nel servizio FEA
- Il cliente viene registrato con i suoi dati (nome, codice fiscale, email, telefono)
- Il cliente riceve un SMS con il codice OTP
- Il cliente inserisce il codice nella pagina di firma
- La firma viene applicata al documento
- Il PDF firmato viene generato e salvato
Archiviazione documenti firmati
Tutti i documenti firmati con FEA vengono:
- Generati dal servizio con le firme digitali applicate
- Salvati in modo sicuro nel sistema
- Collegati all'istruttoria o al preventivo di origine
- Protetti da un codice di verifica dell'integrità
I documenti firmati sono disponibili per il download dalla scheda dell'istruttoria o del preventivo.
Errori
In caso di errore durante il processo:
- Il dossier viene segnato come in errore
- Il broker viene notificato
- È possibile riprovare creando un nuovo dossier
- Il dossier in errore rimane nel registro per tracciabilità
Permessi
Sistema di 9 permessi granulari per i membri dell'organizzazione su Brokero con categorie, default e gestione admin.
Modalità Operative Firme Elettroniche
Le modalità procedurali di firma disponibili su Brokero — FES, firma disegnata, FEA con OTP, FEA con SPID — con il flusso passo-passo lato broker e lato cliente e i criteri di scelta.